- Üzleti igények
- Leírás
- A rendszer egyes funkcióban a következő hatékonyság növelési lehetőségek vannak:
- A Distiller rendszer fő alkotó elemei:
- Distiller moduljai
Distiller SFA/CRM
Üzleti igények:
Szeretné ha,
- a területen dolgozó kollégái maximális hatékonysággal dolgoznának?
- az értékesítés folyamata felgyorsulna, az esetleges manuális folyamatok automatizálódnának?
- képviselői időben értesülnének a promóciókról és szükség esetén ellenőriznének, egyeztnének az áruházakkal, láncokkal?
- pontos képe lenne a polckihelyezésekről?
- folyamatos információi lennének a konkurensekről?
- minimalizálódnának a polci termékhiányok?
Leírás:
A Distiller egy SFA (Sales Force Automation) rendszer, amelynek legfőbb jellemzője, hogy automatizálja a kereskedelmi folyamatok legmeghatározóbb részeit. A rendszer rendelkezik egy adatbázissal, amelyhez a területi képviselők mobil eszközökön (PDA, Smartphone, Tablet, Notrebook, stb.) keresztül férnek hozzá, és töltik fel információkkal. Az eszköz segít a kollégáknak a túrák optimalizálásában, a rendelések automatizált eljuttatásában a logisztikai csapatnak vagy egyéb bolti feladatok elvégzésében. A legfrissebb adatok minden munkatárs számára jogosultságtól függően elérhetővé válnak. Könnyen és rugalmasan kezelhetőek a különböző feladatok, nagyobb rálátás nyílik ügyfelekre, a munkatársakra, partnerekre valamint a versenytársakra.
A központi (Back Office) oldalon az adatokból olyan jelentések állnak a vezetőség rendelkezésére, ami segíti a piac minél gyorsabb átlátását, illetve a döntések meghozatalát. Látható, hogy az egyes területeken milyen változások vannak akár termék forgalomban, akár polci megjelenésben. Látható a képviselők leterheltsége, a rendszer képes segíteni a kollégák munkájának optimalizációjában. A riportokból gyorsan megjeleníthető, hogy egyes kollégák esetleg melyik termékek promótálásában erősebbek, hol érdemes akár oktatásokkal vagy motiváló lépésekkel hatékonyabbá tenni a munkájukat.
Pontos, naprakész, megbízható információk birtokában egyszerűbbé válik a feladatok tervezése, átláthatóbbá a napi forgalom alakulása.
A rendszer egyes funkcióban a következő hatékonyság növelési lehetőségek vannak:
Túratervezés – Idő, üzemanyag megtakarítás
Boltlátogatás – Pontos információk
Megrendelés – Gyors, pontos kiszállítás
Polcfigyelés – Hatékony trade marketing
Mobil számlázás – Magyar jogszabályoknak megfelel
Raktárkezelés, leltározás – Optimális készletgazdálkodás
Tartozáskezelés – Kintlévőségek csökkentése
Kilométer, költség kezelés – Pontos dokumentálás
EDI – Információk EDI hálózatokról
Üzenetkezelés – Nincs információveszteség
Kérdőívkezelés – Pontos piaci információk
GPS – Nagyobb munkafegyelem
Fotók – Hiteles információk
Feladatkezelés – Gyors és könnyű koordináció
Digitális aláírás – Azonnali hitelesítés
Konkurencia figyelés – Versenyelőny
POS kezelés – pontos nyilvántartás
A Distiller rendszer fő alkotó elemei:
Központi adatbázis: Minden a rendszerben tárolt adat, illetve konfigurálási információ ebben az adatbázisban tárolódik
SyncServer: A SyncServer végzi a központi adatbázis és kliens eszközök lokális adatbázisa közti szinkronizációt. Ez biztosítja, hogy minden mobil eszközön a legfrissebb adat legyen és midnenkihez csak a hozzá tartozók kerüljenek le.
Distiller-PDA: A rendszer Handheld eszközökön futó része, amit jelen esetben a Van Sales Man (sofőr) és merchandiserek használnának. A klienseken lokális adatbázis fut, ami a szinkronizációkor kapja meg a központtól a legfrissebb adatokat, illetve ekkor küldi le a nála történt változásokat is.
Disitller-Laptop: A mobil kliensek másik része laptopokon üzemel. Ezt a field managerek és trade repek használják. A laptopos kliensek szintén lokális adatbázist használnak.
Distiller-BackOffice: A Distiller központi rendszere több felhasználói szintet, illetve szerepkört különböztet meg. A törzsadatok nyilvántartásától a számlázásig és riportálásig minden modulhoz kapcsolódóan vannak funkciók.
Interfész modul: Ezen modul végzi a Distiller rendszer és satelit rendszerek közti kapcsolódást. Egyrészről mint törzsadatok vagy akár készletadatok betöltődnek a Distillerbe, illetve Distillerbe az adattárházhoz tartozó előkészítő adatbázisba vagy készletkezelő rendszerbe is ezen keresztül töltődnek az adatok.
Distiller moduljai
Törzsadatkezelés
A DISTILLER tárolja a működéshez szükséges törzsadatokat (név, cím, kapcsolattartó, számlaszám, adószám, stb.) melynek keretében a képviselőknek lehetősége van, hogy mint egy törzskarton láthassa a partnereinek az alapadatait, illetve a mindazon információkat, ami a partner eddigi előéletéhez kapcsolódik. Mindezek alapján a látogató kellőképp fel tud készülni a helyszíni adottságokra. Minden felhasználó csak a rá vonatkozó adatokat láthatja. Ügyféladatok változása esetén, lehetőség van a képviselőnek az új adatokat rögzíteni és a központ felé jelezni. Új ügyfél bevitelére is lehetőség van, melyet jóváhagyás után automatikusan bekerülhet az ERP rendszerbe.
Szinkronizáció
A szinkronizáció talán a legnélkülözhetetlenebb eleme a rendszernek. A szinkronizáció lehetővé teszi, hogy a képviselők Mobil eszközükön megjeleníthessék a központi rendszerből jövő adatokat, illetve fordított irányban is átkerüljenek az általuk gyűjtött adatok a központba.
Túratervezés
A túratervezés modul biztosítja, látogatások előre megtervezhetőségét. A túratervet összeállíthatja a központ vagy a látogató is. A szinkronizálást követően az információk átcserélődnek egymással. Ha a képviselőkk saját maguknak állítják össze a napi túratervet, a központba küldhetik jóváhagyásra, ugyanis előfordulhat, hogy az előre megtervezett túrákon kívüli más partnereket is meg kell látogatniuk, ezt napi nem tervezett túraként fel tudják rögzíteni. Lehetőség van továbbá a Mobil oldalon napi jóváhagyás beiktatására. Ebben az esetben a belépést követően - a rendszerben rögzített - túranapot kell vagy elfogadni, vagy megváltoztatni. Utóbbi esetben meg kell adni a változtatás okát. A túra és a látogatás során a rendszer tárolja a napkezdés, partnerhez tartozó érkezés és távozások időpontját, illetve a megfelelő koordinátákat (GPS használata esetén).
Boltlátogatás
A látogatás kezelő modul segítségével a látogató lehetőséget kap arra, hogy az adott napra kiválassza azokat a partnereket, amelyeket látogatni kivánja. A látogatásokat a rendszer naplózza. A látogatáshoz kapcsoltan a rendszer tárolja az érkezés és távozás időpontját, illetve megadható a kocsi kilométer állása is. Az idő és kilométer adatok külön tárolódnak a nap kezdésekor és befejezésekor, így teljes képet lehet kapni a kollégák munkaidejéről, illetve nincs szükség külön kilométer elszámolás vezetésére.
Rendelésfelvétel
A területi képviselő az egyszerű és logikus rendszerfelépítésének köszönhetően gyorsan és pontosan tud rendeléseket felvenni. A rendszer a központban definiált csoport szerint jeleníti meg a termék szortimentet, amiből rendelést állíthat össze. A Disiller rendszerében felvett megrendeléseket automatikusan az abas rendszerbe kerül (szinkronizálást követően), elkerülve az esetleges elírásokat, félreértéseket, ami hagyományon papíralapú megrendeléseknél előfordulhat. A rendszerben továbbá lehetőség van fix szállítási időt rögzíteni, hogy a központ (raktár)/regionális nagykereskedések ennek figyelembevételével ütemezze a szállítását.
Számlázás
Mobil számlázás
A számlázó modul lehetőséget ad a területen dolgozó kollégának, hogy közvetlen értékesítéssel bizonylatot állíthasson ki az eladásról. A megrendelés véglegesítésekor a helyszínen számla nyomtatható a mobil nyomtató segítségével. Értékesítés közben látszik, hogy a gépkocsin mennyi készlet van, illetve a rendszer a legkülönbözőbb kedvezményekkel és promóciókkal tud számolni. Természetesen a modulnak része minden egyéb, a bizonylat kezeléshez tartozó művelet, mint sztornózás, szállítólevél kiállítás, visszavételezés, stb. Az értékesítéshez kapcsoltan vevőnként meg lehet adni, hogy milyen fizetési módja van: készpénz, átutalás, illetve halasztott fizetés. Mindezt jövedéki termékekre is. A nap végén a sofőr napi zárást tud nyomtatni a különböző típusú értékesítésekről, ami segíti a napi elszámolásban. A számlainformációk összevetése a készlettel és készpénzforgalommal globális képet ad a napi teljesítményről.
Központi számlázás
A számlázó modul központi modulja lehetővé teszi, hogy egyrészről a PDA-kon felvett szállítóleveleket a központban számlázni lehessen egyesével vagy akár gyűjtő számlaként, de akár függetlenül is lehet számlát kiállítani. A központban is az ezekhez tartozó sztornózási, illetve egyéb műveleteket el lehet végezni.
Visszáru kezelés
A rendszer segítségével lehetőség van a visszáruzandó termékekre vonatkozó információk rögzítésére. A rendszer lehetőséged ad, hogy visszáru típusokat megkülönböztessen (pl. hibás gyártás, szállítás közben sérülés, lejárt termék stb), így könnyen kimutatható, hogy visszamenőleg mely típusból milyen visszáruzások történtek.
Raktárkezelés
Területi képviselői raktárkezelés
A területi képviselő önálló raktáranként is funkcionálhatnak a rendszerben, minden termékből rendelkezik raktárkészlettel, és ezt a mennyiséget tudja szétosztani a kereskedelmi egységek között. Rendkívül fontos, hogy a területi képviselőknél lévő készletek pontosan nyílván legyenek tartva. A készletek mennyiségéről és értékéről az területi képviselők folyamatosan informálva legyenek.
Ajándék kezelése
A területi képviselők az értékesítés támogatására használt különféle ajándéktárgyakat tartják nyilván. Az területi képviselőknek minden esetben rögzíteniük kell azt, hogy kinek milyen ajándéktárgyat adnak. A kiadható ajándékok értékhez, vagy mennyiséghez köthetőek egy megrendelés, vagy kereskedelmi egység esetében.
Pénzügy/tartozás kezelés
Ez a modul lehetőséget nyújt a kapcsolattartónak arra, hogy információkat kapjon a partner tartozásáról, annak összegéről. Így kiküszöbölhető, hogy ne vegyen fel új megrendelést, ha egy partner nem teljesítette fizetési kötelezettségét. Érték limit meghatározásával lehet szabályozni, hogy a kapcsolattartó egy bizonyos tartozási érték átlépése után már ne vehessen fel új megrendelést. Lehetőség van tételes kintlévőség nyilvántartásra is a rendszerben.
A számlázáshoz kapcsolódóan lehetőség van a halasztott fizetéshez kapcsolódó kintlévőségek beszedésére is.
Polcfigyelés, merchandising
A Distiller rendszer segítségével a területi képviselőnek lehetősége van az adott üzlethelységre vonatkozó termék szortimentek ellenőrzésére, facing szám rögzítésére. A területi képviselőnek lehetősége van arra, hogy rögzítse, ha valahol konkurens termékkel találkozik. A rendszer különféle információkat tárolhat el a konkurenciáról:
Gyártó információk: A konkurens gyártókról csakúgy, mint a saját cégről jelenléthez kötött információkat gyűjt.
Akciók: Konkurencia akciókat lehet rögzíteni. Itt is rögzíthetők árakciók, csomagakciók, pontszámos és egyéb akciókról az információk egységenként.
Termékek: Termékinformációk, disztribúció, ár, akciós ár, speciális kihelyezés és egyéb információk rögzíthetők.
Km és költség elszámolás
A DISTILLER rendszer minden napkezdetkor és záráskor bekéri a gépkocsi km állását, így folyamatosan nyomon követhető a központ részéről is. A területi képviselőknek lehetősége van továbbá céges költségeket is felvenni, és a központ által definiált kategóriákba sorolni lehet. A funkció kibővíthető olyan mértékben, hogy a költségek egy központi (megfelelő jogosultsággal rendelkező) felülvizsgálat után átkerülhetnek a könyvelő rendszerbe.
Üzenetkezelés
A területi képviselők és a központ közti kommunikációra külön felületet nyújt a rendszer. Látogatásokhoz és munkanapokhoz is lehet üzenetet küldeni, vagy az területi képviselő is küldhet üzenetet a központnak. Üzenetsablonokat – üzenet típusokat minden rövid üzenetküldéskor használhat a képviselő.
Kérdőívkezelés
A modul segítségével az csoportvezetők egy előre összeállított kérdéssor alapján, kérdőíveket tölthetnek ki. Az eredményeket a központ oldalon gyorsan és könnyen ki lehet értékelni. A kérdőív adatai lehetnek alfanumerikus, szám / szöveg, igen / nem, és legördülő menüből választható válaszok.
GPS
A területi képviselő munkájának ellenőrzését segíti az u.n. „GPS add-in”. A modul segítségével a képviselő boltbalépésekor a rendszer lekéri az eszköz GPS koordinációt, amivel jól kimutatható, hogy a képviselő valóban a helyszínen járt-e, amikor a boltra vonatkozó feladatokat végezte a rendszeren keresztül. Az adatokat elemezhetőek riport formájában, de akár térképes megjelenítéssel is.
Fotókezelő modul
A modul arra ad lehetőséget, hogy az adott feladatnál egy gomb megnyomásával behívja a PDA készülék fényképezőjét, amivel fotót tud készíteni. Az itt készített fotót (pl. kihelyezésről, selejtes termékről, boltról, stb.) a rendszer automatikusan a feladathoz csatolja, és a központban az adott feladattal párosítva jelenik meg.
Digitális aláírás
Funkció segítségével lehetőség van adott feladathoz, tevékenységhez (pl. grátisz átvétel, display-ek, POS anyagok átvétele…stb) vagy regionális láncoknál (pl. Coop, Reál) megrendelések igazolásaként digitális aláírást csatolni. A rendszer szinkronizálását követően az adott tevékenységhez a központi felületen képként jelenik meg a rögzített aláírás.
POS anyagkezelés
A Distiller segítségével a látogatóknak lehetősége van önálló raktárt kezelnie a rendszerben, aminek segítségével minden promóciós vagy ajándék termékből pontos nyilvántartást tud vezetni. Továbbá lehetőséget biztosít, hogy adott partnernél mikor milyen átadások történtek, így bármikor pontos kimutatást kérhet le minden egyes ügyfelére.
Riportok
A képviselőnek, a területi vezetőknek és központnak bármikor lehetőség van egy adott ügyfélről riportokat lekérni a rendszerből. Ilyen riport lehet az elmúlt megrendelések (elmúlt 4, vagy több) alakulása, szállításra vonatkozó észrevételek listázása, valamint a visszáruk alakulása.
Térképes túrakezelés és riportálás
Ezzel a funkcióval egyrészről lehetőség van a képviselők túra-összeállításainak térképes megjelenítésére, így jobban átlátható, hogy az egyes túrasablonok hogyan optimalizálhatóak. Másik fontos funkció, hogy vizualizálható vele, hogy országosan, vagy akár térség, illetve város szinten milyenek a területek lefedettségei. Mindehhez a rendszer meg tudja jeleníteni, hogy az adott boltnak milyen forgalma volt vagy hogy a képviselő mennyi látogatást végzett, mennyi időt tölt átlagban ott.
