Szerződés nyilvántartó rendszer
Üzleti igények:
Nagyon sok vállalat számára problémát jelent a szerződések katalogizálása, valamint a szerződés adatainak egyszerű kivonatolása, kereshetővé tétele. Az Contract Management alkalmazás olyan cégek számára nyújt megoldást, akik nagy mennyiségű partnerrel állnak szerződéses viszonyban, viszont a szerződéskötések több üzletkötőnek, értékesítőnek a feladatkörébe tartozik. Így gyakran előfordulhat, hogy a szerződésre, partnerre vonatkozó információk az adott munkatárs birtokában maradnak, illetve csak nagy energiabefektetés során érhetők el.
A megoldás tárolja a szerződés scannelt változatát, valamint a szerződésre vonatkozó fő információkat külön adatbázisban.Ennek következtében egy egyszerű felületen lehetőség van a szerződés minden lényeges adatának a megtekintésére.
A szerződések kezelése és bárhol elérhetővé tétele fontos feladat a területen dolgozó és a központi felhasználók számára. Így az egyes ügyfelekkel kapcsolatos kötelezettségekkel és elvárásokkal kapcsolatban mindig naprakész információk állhatnak rendelkezésre. A szerződések tartalmazhatják az ügyfelekre vonatkozó esetleges kedvezményeket vagy visszatérítéseket, illetve akár egyedi megállapodások adatai is lehet a tartalma ezen dokumentumoknak.
Főbb funkciók:
A szerződések kezelésével kapcsolatban felmerülő igények:
- szerződések adatainak megtekintése
- szerződések rögzítése – központi vagy kliens oldalon
- ügyfél adatok – ügyfél csoportok kezelése (akár több vevőhöz is tartozhat egy szerződés)
- szerződés típusának meghatározása – szerződés hierarchiakezelés (fő és alszerződések kezelése)
- kedvezmény típusának meghatározása
- számlakedvezmény
- visszatérítés
- promóciós támogatás
- finanszírozási támogatás
- marketingtámogatás
- szerződés érvényességének rögzítése
- szerződések életciklus kezelés
- szerződések módosítása
- átkötése
- újrakötése
- törlése
- másolása újként
- érvényességi idő módosítása
- szerződéshez tartozó dokumentumok kezelése (Pl. eredeti szerződés archivált változata)
- szerződések kivonatos adatainak megtekintése kliens oldalon – mobil vagy webes elérhetőség
- rögzített szerződések felterjesztése, jóváhagyása
- szerződések adatainak exportálása
- szerződések alapján időszaki kifizetések tervezése
Integrálhatóság:
A szerződés nyilvántartó rendszer működhet önállóan valamint integrálható külső rendszerekhez is. Lehetőség van a szerződés adatainak a vállalatirányítási rendszerbe (ERP) történő továbbítására, de igény esetén a partner adatok megjeleníthetőek CRM illetve SFA rendszerben is.
